Відповідно до Закону України від 23 грудня 1998 р. «Про топографо-геодезичну і картографічну діяльність» та Постанови Кабінету Міністрів України від 22 липня 1999 р. №1344, суб’єкти підприємницької діяльності, які виконують на території України картографічні, геодезичні, гравіметричні, аерозйомочні роботи, тощо, зобов’язані безоплатно передавати до Держкартгеофонду копії матеріалів виконаних робіт для архівного зберігання.

Згідно  наказу Держгеокадастру від 12.12.2016 р. №332 «Про покладення функцій з ведення Державного картографо-геодезичного фонду України» Державне науково-виробниче підприємство «Картографія», приймає по актах приймання-передачі відповідні матеріали до Держкартгеофонду та інвентаризує їх.

Зразки супровідного листа та акта приймання-передачі і переліку матеріалів, які передаються до Держкартгеофонду, знаходяться за посиланням.

Суб’єктам підприємницької діяльності, які виконували вищенаведені роботи, необхідно надсилати інформацію про передачу матеріалів до відділу державного геодезичного нагляду Головного управління Держгеокадастру у Миколаївській області в паперовому вигляді з супровідним листом, за формою, що знаходиться за посиланням.